Przykład dobrze zredagowanej stopki

Załączniki. List promocyjny nie powinien zawierać zbędnych załączników, które tylko niepotrzebnie obciążają serwer. O wiele lepszym wyjściem jest zamieszczenie w treści listu odnośnika do strony, na której znajdują się pliki do pobrania. Ale istnieją wyjątki od tej reguły – gdy na przykład rozsyłany jest komunikat do prasy, jego podstawową wersję trzeba załączyć do przesyłki (redakcje otrzymują wiele takich informacji, należy się więc spodziewać, że często nie będą miały czasu, by pobierać plik z sieci). Warto jednak zamieścić w liście odnośnik do strony, na której znajduje się więcej informacji na dany temat.

Podpis, czyli stopka. Każdy list musi być bezwzględnie podpisany. W sieci wykorzystywane są w tym celu tak zwane stopki, w których umieszcza się najważniejsze informacje na temat nadawcy. Dobrze jest umieścić w stopce własne imię i nazwisko, nazwę firmy wraz z jej bardzo krótką charakterystyką, adres internetowy oraz dane teleadresowe. Stopka nie powinna mieć więcej niż 3-4 wiersze.

Przykład dobrze zredagowanej stopki. Jan Kowalski, kierownik produkcji, mail: jkowal@firmowadomena.pl Firma ABC, producent i dystrybutor oprogramowania dla firm http://www.firmowadomena.pl, infolinia: 0-800 00-00-00 adres korespondencyjny: 00-300 Warszawa, ul. Lipska 51

Oznaczenie ważności LX. W wypadku poczty elektronicznej można też określić ważność danej przesyłki. Standardowo jest to priorytet normalny i w większości przesyłek komercyjnych stosuje się właśnie takie ustawienie. Wysoki priorytet jest raczej zarezerwowany dla krótkich, bardzo istotnych dla odbiorcy informacji, nie należy go więc stosować do zwykłej korespondencji handlowej (wyjątkiem będzie na przykład prośba o potwierdzenie zamówienia, gdy wymagana jest z takich czy innych względów natychmiastowa odpowiedź). Z kolei niski priorytet jest stosowany w dłuższych korespondencjach, w ten sposób oznacza się na przykład przesyłki zawierające luźne uwagi na temat prowadzonych rozmów itp.

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>