Jak przygotować komercyjny list elektroniczny

E-mail składa się standardowo z kilku elementów: adresu odbiorcy (lub odbiorców). tvtułu (tematu), właściwej treści i – ewentualnie – załączników oraz podpisu. Każdy z wymienionych elementów należy odpowiednio przygotować – tak by przesyłka stała się dla przedsiębiorstwa skutecznym środkiem promocyjnym.

Adres odbiorcy. Adresu odbiorcy wprawdzie modyfikować nie możemy, ale – w wypadku korespondencji ze stałymi klientami – warto dodać odbiorcę do listy kontaktów. Wtedy w nagłówku listu w polu DO zamiast jan.kowalski@jakasdomena.pl znajdzie się zapis Jan Kowalski . W wypadku korespondencji seryjnej błędem jest podawanie w nagłówku kilkunastu czy kilkudziesięciu adresów – istnieją już wszak programy, które umożliwiają ukrycie takich danych, a firma nie narazi się na zarzut rozesłania adresów e-mailowych osobom postronnym.

Temat, czyli tytuł listu. Temat listu jest bardzo ważny – od niego często zależy, czy dana przesyłka zostanie w ogóle przeczytana i co stanie się z nią później. Badania przeprowadzone na polskim rynku dowodzą, że ponad połowa internautów umieszcza list w koszu bez czytania, stwierdzając jedynie na podstawie tematu listu, że jego treść jest mało interesująca. Trafny i interesujący tytuł nie tylko sprawi, że odbiorca zechce zapoznać się z treścią listu, ale i że być może do niego wróci (jeśli zachowa list w skrzynce pocztowej, dobry tytuł może zachęcić go do ponownego odczytania treści). Temat powinien być zwięzły, ciekawy i sugerować rzeczywistą zawartość przesyłki. Jeśli wysyłamy do naszego stałego klienta ofertę handlową, napiszmy w temacie: „Oferta – komputery firmy X tylko dla STAŁYCH klientów, ważna do 30 września”, zamiast standardowego „UWAGA: Komputery dla Ciebie po rewelacyjnych cenach!!!!!”. Ten drugi tytuł może odstraszyć wielu potencjalnych klientów (nie różni się niczym od spamerskich przesyłek, zalewających skrzynki pocztowe każdego dnia).